Nella seconda puntata sulle funzioni del Buyer e più in generale dell’Ufficio Acquisti, l’esperto Rosario Dalessandro ci offre una visione non ortodossa e affatto tradizionale delle sue attività.
Quando pensiamo alla figura del Buyer abbiamo in mente una persona seduta sulla propria postazione di lavoro, davanti al programma gestionale pronto per l’emissione degli ordini di acquisto, decine di e-mail da leggere ogni ora, fogli e foglietti sulla scrivania, un telefono che squilla in continuazione e un capannello di persone bramose di informazioni.
La sua prestazione viene spesso valutata nella sua quotidiana ed abitudinaria attitudine a chiedere lo sconto di rito al fornitore, trasformare i fabbisogni in ordini e inviare e-mail. Nulla di sbagliato, ma certamente siamo di fronte ad una visione limitata del ruolo di Buyer.
Solo esecutore?
Citando un breve passaggio di una vecchia dispensa di un corso avanzato di Procurement :
“Il Buyer non deve essere un mero esecutore e non deve essere totalmente assorbito dalle sole attività operative inerenti il ciclo passivo, ma si deve evolvere per ricoprire con competenza e autorevolezza il proprio ruolo di owner (titolare)del processo di acquisto”
Il Buyer è colui che mette in relazione la propria Azienda con i Fornitori, come uno pneumatico che mette in contatto la complessa architettura dell’automobile con il sottostante manto stradale. Ecco perché si rende necessario imprimere nelle aziende, soprattutto nelle PMI, la consapevolezza del vasto, ma specifico, perimetro di azione del Buyer e più in generale dell’Ufficio Acquisti.
Le principali attività del Buyer
Vediamo in sintesi le principali (non tutte) attività che un Buyer deve svolgere, magari coadiuvato da uno o più collaboratori:
1-Partecipare e/o organizzare incontri di gestione e coordinamento;
2-Pianificare a monte gli acquisti in funzione delle Specifiche del prodotto/servizio richiesto, Budget e il Tempo messo a disposizione (Procurement Plan);
3-Attivare una mirata ricerca e selezione dei Fornitori (Scouting);
4-Redigere ed inviare le Richieste di Offerta (RDO);
5-Analizzare e comparare le offerte, con tecniche e metodi specifici;
6-Redigere i contratti e pianificare la loro negoziazione con i Fornitori;
7-Emettere gli ordini di acquisto;
8-Monitorare la fornitura attraverso attività di audit su tempi, qualità, e costi verso i fornitori;
9-Controllare l’evasione completa degli ordini e della parte documentale;
10-Monitorare il processo consegna e partecipare alla gestione delle non conformità;
11-Controllare che le fatture siano coerenti con gli ordini emessi e che i costi generati rispettino il budget;
12-Gestire i contratti, le controversie, le richieste di extra costi e le varianti;
13-Dirigere la delicata fase di Final Account con il Fornitore.
Il vantaggio competitivo del buyer
Seguire un processo pianificato e concordato con la propria azienda riduce gli imprevisti, contribuisce ad armonizzare i fabbisogni dei dipartimenti interni all’azienda e permette un approccio previsionale dei rischi.
Un Buyer formato offre questo vantaggio competitivo già durante il suo primo anno di attività, a condizione che l’azienda abbia un Buyer e ne riconosca a pieno il suo ruolo, offrendo mezzi, supporto e fiducia.
Nel prossimo articolo vedremo come.
Rosario Dalessandro, Linkedin
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