Per tutte le aziende, all’inizio di ogni anno, parte un campionato nuovo, ce lo sottolinea Vladimiro Barocco di StudioCentro Marketing. È importante avere una visione chiara, obiettivi concreti e un solido piano per raggiungerli. Il tutto va presentato e condiviso con il gruppo venditori dell’azienda in un incontro coinvolgente e collaborativo.
Questo incontro, indicato nei testi americani con il termine kick-off (calcio d’inizio), va preparato e organizzato dall’azienda nel corso di una riunione che vede la partecipazione di:
a) titolare dell’azienda o direttore generale, con il compito di spiegare obiettivi, modalità e tempistiche;
b) gruppo operativo formato dai responsabili del successo, cioè del raggiungimento degli obiettivi necessari per il buon andamento dell’azienda.
Chi ne fa parte
Fanno parte di questo gruppo il sales manager, che guida i venditori, il marketing manager chiamato a promuovere le vendite, il responsabile dell’ufficio vendite, assieme ad altri responsabili di funzioni aziendali chiamati alla buona funzionalità dell’azienda per una completa soddisfazione dei clienti.
Progetto “campionato nuovo”
Gli obiettivi di questo incontro riguardano i macro componenti del progetto “nuovo campionato”:
- Obiettivi
- Motivazioni che giustificano gli obiettivi
- Prestazioni attese dai venditori
- Programma dell’incontro (luogo, data, agenda, orari)
- Assegnazione ruoli e compiti di ciascun attore.
In questo incontro preparatorio, nei fatti, si decide “chi fa cosa”.
A cosa serve il kick off meeting?
L’incontro rappresenta un’importante occasione di confronto per parlare delle attività programmate per il nuovo anno per raggiungere gli obiettivi dell’azienda (ad esempio: aumento delle vendite, miglioramento della redditività, allargamento del mercato, lancio di nuovi prodotti).
Questo incontro, nello specifico, serve a:
- Chiarire obiettivi, ruoli, responsabilità e rischi
- Dichiarare i risultati attesi
- Precisare strumenti, supporti e software (CRM ad esempio) utili per raggiungere i risultati prefissati con un cronoprogramma.
Struttura del meeting
– Saluto ai partecipanti
– Introduzione: l’organizzatore dell’incontro, di norma il sales manager, illustra l’agenda dei lavori
– Motivazioni e obiettivi dell’incontro: vengono chiariti gli scopi del meeting in modo che tutti possano comprenderne le finalità
– Attività di comunicazione e marketing a supporto delle vendite
– KPI (indicatori chiave di performance) che saranno utilizzati per monitorare l’andamento delle vendite del gruppo e dei singoli.
Buone pratiche per un meeting di successo
Di seguito indico gli accorgimenti necessari affinche l’incontro abbia successo:
- Condivisione anticipata dell’agenda, per permettere a ciascuno di prepararsi all’incontro
- Puntualità e rispetto dei tempi, aspetti che ogni azienda dovrebbe fare propri
- Concisione e sinteticità. Chi prende la parola deve esporre il suo contributo in modo chiaro, evitando prolissità
- Ascolto senza interruzioni, è buona prassi, per una riunione fruttuosa, che chi parla non venga interrotto. Per eventuali osservazioni occorre prevedere un apposito tempo.
In chiusura, chi ha condotto l’incontro riassume lo svolgimento dei lavori, ricorda le decisioni prese e le azioni da intraprendere, da azienda e singoli venditori, nel corso dell’anno.
Vladimiro Barocco, StudioCentro Marketing
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